Fræðsla þessi nær til persónuupplýsinga er varða umsækjanda um starf hjá Highland Base Kerlingarfjöll. Við vinnslu upplýsinganna telst Highland Base Kerlingarfjöll („Highland Base Kerlingarfjöll“, „félagið“ eða „við“) vera ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga. Fræðslu þessari er ætlað að upplýsa umsækjanda um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar og hvernig félagið vinnur þær uppýsingar vegna mats á umsóknum einstaklinga um störf hjá félaginu.

Hvaða upplýsingum er safnað?

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem félagið kann að safna um þig, m.a. úr umsóknarformi, ferilskrá, starfsviðtali eða frá meðmælendum: 

• Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, tölvupóstfang, kyn, þjóðerni 

• Ferilskrár og upplýsingar um menntun, þjálfun og hæfni 

• Upplýsingar um starfsferil og reynslu 

• Upplýsingar frá meðmælendum 

• Upplýsingar um rétt til að starfa á Íslandi 

• Upplýsingar úr sakaskrá, þegar starf felur í sér umsýslu fjármuna, öryggi gesta og varðveislu eigna fyrirtækisins og gesta þess 

Auk framangreindra upplýsinga kann Highland Base Kerlingarfjöll einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té í umsóknarferlinu, s.s. upplýsingar um fjölskylduhagi, áhugamál og annað sem þú vilt koma á framfæri. 

Að meginstefnu til aflar Highland Base Kerlingarfjöll persónuupplýsinga beint frá þér. Aftur á móti kann upplýsinga einnig að vera aflað frá umsagnaraðilum. Það er þó aðeins gert sért þú í lokahóp þeirra sem koma til greina fyrir starf og upplýst er um það fyrirfram, í viðtali eða eftir viðtal. 

Af hverju við söfnum persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli:

Highland Base Kerlingarfjöll safnar ýmsum persónuupplýsingum um umsækjendur um störf og fer vinnsla og söfnun að hluta til eftir eðli þess starfs sem sótt er um. Highland Base Kerlingarfjöll safnar persónuupplýsingum um umsækjendur fyrst og fremst til að leggja mat á hæfni viðkomandi til að gegna því starfi sem um ræðir. Persónuupplýsingarnar eru unnar í tengslum við umsókn umsækjanda um starf hjá Highland Base Kerlingarfjöll, þ.e. á grundvelli þess að umsækjandi sækist eftir ráðningarsambandi við Highland Base Kerlingarfjöll. Highland Base Kerlingarfjöll hefur einnig lögmæta hagsmuni af því að vinna úr persónuupplýsingum umsækjenda meðan á ráðningaferli stendur til að velja hæfasta umsækjandann í viðkomandi starf og til að halda skrá yfir ráðningaferlið sjálft. Komi til þess að Highland Base Kerlingarfjöll óski eftir upplýsingum um hvort umsækjandi sé á sakaskrá þá byggir sú vinnsla á lögmætum hagsmunum Highland Base Kerlingarfjöll. Vinnsla á upplýsingum úr sakaskrá kann jafnframt að byggja á samþykki þínu. Rétt vinnsla gagna frá umsækjendum gerir okkur kleift að stýra ráðningaferlinu, meta og staðfesta hæfni umsækjenda fyrir starfið og taka ákvarðanir út frá því hverjum skal bjóða starf. Í sumum tilfellum þurfum við að vinna úr upplýsingum til þess að tryggja að við séum að uppfylla lagalegar skyldur okkar. Til dæmis er nauðsynlegt í ákveðnum tilvikum að ganga úr skugga um að umsækjandi hafi réttindi til að starfa hér á landi áður en að ráðningu verður. 

Highland Base Kerlingarfjöll getur einnig flokkað gögn í einstaka flokka, svo sem í þjóðerni, kyn og aldur til að fylgjast með og skrá tölfræði ráðningaferla. Enn fremur þurfum við að óska eftir upplýsingum og vinna úr þeim til að afgreiða umsókn þína ef til ráðningar kemur. 

Aðgangur að upplýsingum um umsækjendur takmarkast við mannauðsdeild, þá sem taka þátt í ráðningaferli og viðtölum, stjórnendur viðeigandi sviða og starfsmenn í tæknideild ef aðgangur þeirra gerist nauðsynlegur. Upplýsingarnar eru geymdar á nokkrum stöðum, þar með talið á umsóknarforminu, í mannauðskerfi og öðrum tölvu- og stjórnunarkerfum (þ.m.t. tölvupósti). Tekið skal fram að Highland Base Kerlingarfjöll nýtir sér vinnsluaðila í tengslum við upplýsingatækniþjónustu þar sem persónuupplýsingar þínar kunna þá að vera hýstar. Highland Base Kerlingarfjöll leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. 

Geymsla gagna og afturköllun á samþykki:

Ef umsókn þín leiðir ekki til ráðningar í tiltekið starf, geymir Highland Base Kerlingarfjöll umsókn þína á skrá í 6 mánuði eftir ráðningu í starfið fyrir önnur starfstækifæri sem gætu átt við þína reynslu. Þú getur eytt umsókn þinni hvenær sem er á þessu 6 mánaða tímabili. 

Ef umsókn þín leiðir til ráðningar verða persónuupplýsingar, sem safnað hefur verið á meðan á ráðningaferlinu stendur, fluttar í mannauðskerfi (rafrænt og á pappír) og varðveittar á meðan á ráðningartíma stendur. Þá gilda viðeigandi lög og reglur um vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga starfsmanns sem kynntar verða honum sérstaklega. 

Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem unnið er með:

Þegar unnið er með þínar persónuupplýsingar, hefur þú ákveðin réttindi. Þú getur: 

• óskað eftir aðgangi og í ákveðnum tilvikum afritum að þínum upplýsingum, 

• krafist þess að Highland Base Kerlingarfjöll leiðrétti rangar eða ófullnægjandi persónuupplýsingar um þig, 

• krafist þess að Highland Base Kerlingarfjöll eyði persónuupplýsingum þínum, til dæmis þegar engin þörf er lengur til að vinna með upplýsingarnar eða þú hefur afturkallað samþykki þitt og engin önnur heimild liggur til grundvallar vinnslunni, eða takmarki vinnslu þeirra við ákveðnar aðstæður, 

• mótmælt vinnslu persónuupplýsinga þegar Highland Base Kerlingarfjöll styður vinnsluna við lögmæta hagsmuni félagsins, 

• við ákveðnar aðstæður farið fram á það að Highland Base Kerlingarfjöll sendi upplýsingar sem þú hefur látið félaginu í té beint til þriðja aðila. 

Framangreind réttindi þín eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda okkur til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getum við hafnað beiðni þinni vegna réttinda okkar eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, teljum við þau réttindi vega þyngra. 

Í þeim tilvikum þar sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga krefst samþykkis umsækjanda, er viðkomandi ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki sitt. Slík afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu á grundvelli samþykkisins fram að afturkölluninni. 

Ef þú vilt nýta þér framangreind réttindi eða hefur spurningar vegna vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga þinna getur þú haft samband við jobs@highlandbase.is.

Ef þú telur að Highland Base Kerlingarfjöll hafi ekki fullnægt persónuverdarréttindum þínum, getur þú haft samband við Persónuvernd (www.personuvernd.is).

Hvað ef þú veitir ekki persónuupplýsingar?

Þú ert ekki undir neinni lögbundinni eða samningsbundinni skyldu til að veita Highland Base Kerlingarfjöll gögn á meðan á ráðningaferli stendur. Hins vegar, ef þú veitir ekki umbeðnar upplýsingar, getur það leitt til þess að við getum ekki unnið úr starfsumsókn þinni á fullnægjandi hátt eða yfirhöfuð og því ekki ráðið þig til starfa.